Zarządzanie Kategorią - Strategiczne podejście do nowoczesnych Zakupów

ARB Pracownia INSIGHT Agnieszka Reich-Burzyńska

29 lipca 2025

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie presja na redukcję kosztów i optymalizację procesów zakupowych stale rośnie, organizacje poszukują rozwiązań, które zapewnią im przewagę konkurencyjną. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi w tym obszarze jest zarządzanie kategorią (category management) – strategiczne podejście, które rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi wydatkami i relacjami z dostawcami.

Czym jest zarządzanie kategorią?

Zarządzanie kategorią to strategiczna metodologia Procurement, która polega na grupowaniu podobnych produktów, usług lub towarów w kategorie oparte na wspólnych charakterystykach – takich jak typ, wartość, dostawca, ryzyko, lokalizacja czy dział organizacyjny. To systematyczne podejście umożliwia organizacjom lepsze zrozumienie i kontrolę całkowitego kosztu posiadania dla każdej kategorii oraz maksymalizację oszczędności i wartości z każdego zakupu.

W przeciwieństwie do tradycyjnego, transakcyjnego podejścia do zakupów, zarządzanie kategorią traktuje każdą grupę wydatków jako strategiczną jednostkę biznesową, wymagającą dedykowanej strategii i specjalistycznej wiedzy.

Różnica między zarządzaniem kategorią a strategic sourcing.

Chociaż terminy te są często używane zamiennie, reprezentują różne koncepcje.

Strategic Sourcing to proces skupiony na wyborze odpowiednich dostawców i negocjowaniu najlepszych warunków zakupu w celu osiągnięcia krótkoterminowych celów organizacyjnych. Głównym celem jest redukcja kosztów.

Obecnie rola Strategic Sourcingu nieco się transformuje i obok minimalizowania cen pracuje też nad relacjami z dostawcą i oceną ryzyk w łańcuchu dostaw.

Zarządzanie Kategorią to znacznie szersze podejście strategiczne, które pomaga specjalistom ds. zakupów lepiej zrozumieć wydatki i sposób ich optymalizacji. Pozwala także analizować dane dotyczące wydatków i identyfikować najlepsze możliwości oszczędzania pieniędzy, poprawy jakości i zwiększenia efektywności.

Zarządzanie kategorią to raczej strategia, podczas gdy strategic sourcing to proces, który może być częścią tej strategii.

Kluczowe korzyści zarządzania kategorią.

1. Znaczące redukcje kosztów

Firmy, które w pełni optymalizują zarządzanie kategorią osiągają zwykle lepsze rezultaty w redukcji kosztów, ponieważ mają pełną widoczność wszystkich wydatków; kontakt z dostawcami jest w jednych rękach a mniejsze i rozproszone koszty są ograniczane.

2. Lepsze relacje z dostawcami

Grupowanie wydatków umożliwia budowanie silniejszych, strategicznych partnerstw z dostawcami, co skutkuje często długoterminowymi współpracami. Zbudowane zaufanie otwiera drogę do pogłębiania współpracy, angażowania dostawców w prowadzone projekty i zyskiwania innowacyjności w oparciu o doświadczenia naszych partnerów.

3. Zwiększona efektywność procesów

Dzięki podziałowi wydatków na kategorie liderzy odpowiedzialni za dany obszar mają szansę działać sprawniej. Skupiają się wówczas na konkretnym asortymencie, konkretnych dostawcach i operują mniejszym zakresem danych.

4. Lepszy wgląd w wydatki

Dzięki skategoryzowanym wydatkom i jednemu punktowi kontaktu dla wszystkich powiązanych dostawców, firmy mogą uzyskać lepszy wgląd w koszty, wydajność dostawców i potencjalne problemy w łańcuchu dostaw, które mogą generować kolejne koszty.

5. Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie kategorią zapewnia lepszą widoczność wskaźników specyficznych dla kategorii. To pozwala zapewnić kontrolę ciągłości dostaw, a także identyfikację potencjalnych zagrożeń.

Proces zarządzania kategorią

Kluczowymi krokami dla skutecznego zarządzania znaczącymi kategoriami wydatków:

Analiza i planowanie

Klasyfikacja kategorii - określenie zakresu produktów/usług, które będą zarządzane w jej ramach
Analiza wydatków: Szczegółowa analiza historycznych wydatków, identyfikacja wzorców i nieefektywności
Badanie rynku: Zrozumienie krajobrazu dostawców, trendów cenowych i konkurencji

Strategia kategorii

Określenie celów: Definiowanie konkretnych, mierzalnych celów powiązanych ze strategią i celami biznesowymi organizacji
Ocena wpływu: Uwzględnienie czynników zrównoważonego rozwoju oraz społecznych, ekonomicznych i środowiskowych wpływów
Angażowanie interesariuszy: Dzielenie się proponowanymi możliwościami z kluczowymi interesariuszami

Wdrożenie

Sourcing i kontraktowanie: Wybór dostawców, negocjacje i zarządzanie umowami
Zarządzanie transakcjami: Powiadomienia o zapotrzebowaniu, agregacja, planowanie przyszłego popytu

Monitorowanie i rozwój

Ciągłe doskonalenie: Benchmarking, analiza problemów, networking z dostawcami
Ocena strategii: Regularne sprawdzanie, czy strategia kategorii jest nadal zgodna z potrzebami organizacji

Struktura organizacyjna - rola Category Managera

Proces planowania kategorii jest kierowany przez category managera, który zarządza portfolio i prowadzi codzienną działalność oraz strategic sourcing. Category manager to rola w procurement odpowiedzialna za nadzorowanie określonego obszaru.

Kluczowe kompetencje Category Managera:

Głęboka znajomość kategorii i rynku dostawców
Umiejętności analityczne i strategiczne myślenie
Zdolności negocjacyjne i zarządzania relacjami
Znajomość trendów rynkowych i innowacji w kategorii

Technologia w służbie zarządzania kategorią

Nowoczesne rozwiązania oferują wgląd w kategorie, wskazówki dotyczące procesów, szablony, rekomendacje oparte na AI i więcej, aby pomóc managerom osiągnąć, a często przekroczyć, swoje cele zarządzania wydatkami.

Kluczowe możliwości oprogramowania:

Automatyzacja: Inteligentnie zautomatyzowane procesy tworzenia profili wydatków kategorii
Wskazówki krok po kroku: Rekomendacje systemowe i najlepsze praktyki
Analityka w czasie rzeczywistym: Monitorowanie wydajności kategorii, cen i dostawców
Integracja: Bezproblemowa integracja z systemami source-to-pay

Przyszłość zarządzania kategorią

Zarządzanie kategorią jest coraz częściej wybieranym przez zarządzających podejściem do Zakupów. To potwierdza rosnące znaczenie tej metodologii w nowoczesnym biznesie.

Kluczowe trendy na przyszłość:

Zrównoważony rozwój: Integracja celów ESG w strategie kategorii
Cyfryzacja: Dalsze wykorzystanie AI i automatyzacji
Globalizacja vs. lokalizacja: Balansowanie między globalnymi a lokalnymi strategiami sourcingu
Zarządzanie ryzykiem: Wzmocnienie odporności łańcucha dostaw

Zarządzanie kategorią to nie tylko trend w procurement – to fundamentalna zmiana podejścia do zarządzania wydatkami organizacji. Zarządzanie kategorią może być jednoczącą strategią biznesową, która wpływa na wyniki finansowe firmy i napędza efektywność operacyjną.

Organizacje, które skutecznie implementują zarządzanie kategorią, zyskują nie tylko znaczące oszczędności kosztów, ale także lepszą kontrolę nad łańcuchem dostaw, silniejsze relacje z dostawcami i większą elastyczność w odpowiadaniu na zmiany rynkowe. W erze rosnącej niepewności i presji konkurencyjnej, zarządzanie kategorią staje się kluczowym elementem strategii biznesowej, który może zadecydować o sukcesie organizacji na rynku.

Aby osiągnąć sukces w zarządzaniu kategorią, organizacje muszą być gotowe na inwestycję w ludzi, procesy i technologię. Jednak korzyści płynące z tej inwestycji – od redukcji kosztów po zwiększenie efektywności operacyjnej – czynią zarządzanie kategorią jednym z najważniejszych narzędzi nowoczesnego procurement.

Pozostań w kontakcie

Nie przegap najnowszych aktualizacji, artykułów i zasobów wzmacniających pozycję. Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać ekskluzywne treści bezpośrednio do swojej skrzynki odbiorczej.

Subskrybuj newsletter

AGNIESZKA REICH-BURZYŃSKA

PRACOWNIA INSIGHT

/

ARB

Znajdź mnie na

STRONA STWORZONA W KREATORZE WEBWAVE